Member Search

General Conditions for Sellers x General Conditions for Buyers – Battle of Forms

Published: Tuesday, January 31, 2023

With  the  permanent need  for  swifter solutions  for  issues that  commonly  arise  in  the  business  world, companies  developed  standard clauses  to  regulate matters  that  are  the  subject of  their  commercial relations  of  buying and  selling  products and/or  services.  Thus,  instead of discussing  in  each  new  business deal  what  will  be  the  warranty  period offered  for  a  certain  product, what  are  the  rules  in  the  event  of  non-payment of  the  price, what  is  the  liability  between the  parties,  what  is  the  applicable  law,  etc.,  companies concluded  that  it  would  be  much  simpler if  their  commercial and  legal  conditions were  previously  defined, thereby  saving  time  and  money.

With  this  focus, it  became  common for  companies  to  send  their  general  conditions attached  to  proposals, quotes  and  invoices, so  that  such  conditions  were  considered  valid  for  that  deal,  without the  need  for  discussion  of  the  contract.

The  fact  is  that  if,  on  the  one  hand,  the  seller/supplier  defined their  sales  conditions in  a  standardised manner,  buyers  also  decided  to  simplify  their  lives  and  created their own  standardised  conditions for  purchasing  products and/or  services.

Accordingly,  it  frequently happens  that,  in  the  same  legal  transaction, the  seller  attaches its  "General  Terms  and  Conditions of  Sale"  to  its  proposals and/or  invoices,  while  the  buyer  attaches  its  "General  Terms  and  Conditions of  Purchase"  to  its  orders.

It  is  at  this  moment that  the  doubt  arises  as  to  which  should  prevail: the  General  Terms  and  Conditions of  the  Seller or  the  General Terms  and  Conditions of  the  Buyer? 

The  so-called  Battle of  the  Forms  is  the  dispute  between the  Terms  and  Conditions  (T&C) or  standard  clauses of  different  parties to  the  same  commercial  contract. This  battle  occurs in  business-to-business  (B2B)  commercial  relationships,  especially in  cases  where  both  business partners  present  their  respective  T&C as  being  the  rules  applicable to  that  business relationship,  and  the  T&C  of  each  party  have  divergent and/or  contradictory  points with  the  T&C of  the  other  party.  And  even  if  the  T&C of  one  party  establishes  its  prevalence  over  any  other  documents  pertaining to  that  contractual relationship,  the  situation is  complicated  when  the  other  party's  T&C also  establishes  its  prevalence  over  other  documents.

Currently,  there  exist  several  solutions to  this  Battle of  Forms,  which  are  determined mainly  by  the  country  where  they  will  be  applied. In  the  United States,  for  example, there  is  the  UCC  (Uniform Commercial  Code),  which  provides  its  own  rules  for  the  solution  of  this  battle. In  addition,  there  are  two  solutions  that  are  internationally  considered the  best  for  resolving  the  impasse.  These  are  the  "last-shot  rule" and  the  "knock-out  rule".

The  "last-shot  rule" holds  that  the  T&C  that  will  prevail are  those  that  were  last  sent  to  the  other  party,  taking into  consideration  the  chronological  line  of  negotiations, and  that  were  accepted  by  such  other  party  (even  if  only  tacitly).

Also  according  to  this  rule,  as  long  as  there  are  partial T&C  acceptances,  for  example,  with  suggestions  for  modifications,  we  are  still  at  the  stage  of  counterproposals.  Thus,  the  contract will  only  be  formalised  when  there  is  acceptance,  without any  changes,  of  the  last  T&C  sent  by  either of  the  parties.

The  "knock-out  rule" establishes  that,  in  the  case  of  divergent or  contradictory  rules  between  the  T&C  submitted, they  end  up  "knocking  each  other  out", i.e.  excluding  each  other.  In  such  event, as  a  loophole arises,  the  excluded terms  would  be  replaced by the  provisions  of  the  United Nations  Convention  on  Contracts  for  the  International Sale  of  Goods  (CISG)  or  the  applicable legislation.

And  what  is  the  situation regarding  the  battle of  the  forms  in  Brazil?

If  there  is  a  dispute in  Brazil  involving a  company  domiciled in  Brazil  and  another  domiciled abroad,  there  is  no  express provision  regarding  the  battle  of  forms  in  Brazilian  law,  but  the  Civil  Code  contains  a  rule  regarding the  formation  of  contracts,  stating that,  once  accepted, the  proposal  acquires the  force  of  a  contract, but  if  the  acceptance  of  a  proposal occurs  after  the  deadline,  or  with  additions, restrictions  or  modifications,  this  will  be  understood  as  a  counterproposal  (or  new  proposal).

So  if,  for  example,  a  seller  sends  its  T&C in  a  proposal and  the  buyer  sends its own  T&C  on  placing  the  order,  there  is  a  risk  that  the  buyer's T&C  will  take  precedence,  if  the  seller has  not  made  any  subsequent disclaimers.

With  a  view  to  avoiding the  risk  of  divergent  interpretations  and  legal  uncertainty, the  ideal  solution is  for  the  parties  to  seek,  at  the  time  of  the  preliminary  negotiation of  the  business relationship,  solutions  for  the  application of  their  T&C, if  they  find  that  they  conflict  with  each  other. In  this  respect, the  parties  may,  for  example, make  mutual  concessions or  negotiate  specific conditions  or  contracts for  that  particular transaction,  thereby  facilitating the  resolution  of  any  future conflict.

Even  though  the  T&C  developed by  companies  aim  precisely  to  avoid  long  and  wearisome negotiations,  the  fact  is  that  the  existence of  mutually  contradictory T&C  in  the  same  transaction may  lead  to  undesired  conflicts. Accordingly,  a  dialogue conducted  in  good  faith  between the  parties  during the  negotiations  is  essential  to  make  it  clear  what  each  party  expects  from  the  other, clarifying  possible  controversial points  and  thus  minimising  the  risks  of  any  disputes.


Charles  Wowk

Partner  in  the  Civil  Area  –  São  Paulo 

charles.wowk@stussinevessp.com.br


Gustavo Stüssi Neves
Stüssi-Neves Advogados
Country:
Brazil
Practice Area:
M&A
Phone Number:
+55 11 3093-6612
Fax:
+55 11 3097-9130
STÜSSI-NEVES ADVOGADOS was founded in 1977. Our staff is currently comprised of professionals (partners, associates and consultants) allocated in offices in São Paulo and in Rio de Janeiro. Our clients are mainly Foreign companies with Brazilian subsidiaries, companies willing to start operating in Brazil or companies willing to or already doing business with Brazil.

Member Introduction

The Lawyer Network in numbers

0+

Members Firms

0+

Countries

0+

Practice Areas

0+

Member Firms
Total Staff